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組織が今以上に成長するためには、ITツール、特に社内コミュニケーションツールが必要になることがあります。組織規模が大きくなるにつれ、そうした課題を感じているのではないでしょうか。
そこで今回は中小企業にお勧めのITツール「ビジネスチャット」についてご紹介します。ビジネスチャットとは何か？なぜ中小企業こそ利用すべきなのか？理由を知り、ビジネスチャットの導入可否を検討してみましょう。
目次
ビジネスチャットとはつまり「ビジネス向けのチャットツール」のことです。チャットツールと聞いてパッとイメージできない方は、LINEを想像してください。1対1やグループのメッセージスペースを作り、スクリーンの上から下へと流れるようにメッセージのやり取りをするのがチャットツールです。ビジネスチャットとはそのビジネス版です。
何がビジネス版かというと、備わっている機能やセキュリティがビジネス向けに改良されています。たとえば以下のようなビジネス向けの機能を備え、さまざまな活用方法があります。
- 送信したファイルをチャットごとにフォルダ分けして個別に表示できる
- プロジェクトごとにチャットスペースを作り外部ユーザーを招待できる
セキュリティ面では無料のチャットツールよりも強固で、管理者がユーザー全員の権限を管理したり、ビジネスチャット場のやり取りを記録できたりします。サイバーソリューションズ株式会社が2018年12月に実施した利用動向調査にて、ビジネスチャットを利用している企業は33％でした。
出典：サイバーソリューション「メールとビジネスチャットの利用実態調査」
現在ではさらに多くの企業が導入していると考えられ、メールを使った従来のコミュニケーションからビジネスチャットへの移行が進んでいます。
中小企業がビジネスチャットを利用すべき理由は5つあります。いずれも成長企業に欠かせない要素なので、自社の現状と照らし合わせながらビジネスチャットの必要性を検討してください。
組織が成長できない要因の1つとして「情報共有が遅い」が挙げられます。情報共有の遅さはビジネスの鈍化につながり、最終的には顧客満足度の低下にもつながります。情報共有がスピーディなほどビジネスは円滑に進み、顧客に提供できる価値も上がるわけです。
従来のコミュニケーションツールであるメールや電話で、今以上のスピードを求めるのは難しいでしょう。CCやBCCでメールの一斉送信はできても、そもそも個々に分断された環境なので情報伝達効率が悪いのです。
一方、ビジネスチャットなら情報共有が必要な関係者をまとめたグループを作成すれば、 そこにメッセージを送信するだけで全体に共有されます。メンション機能を使えば、特に注目してほしいユーザーへ個別通知を送ることもできます。
さらにビジネスチャット上でファイルのやり取りも可能なので、あらゆる仕事やプロジェクトで情報共有をスピーディに行えます。
ビジネスチャットにあってメールにないもの、それは「メッセージが時系列に整理される機能」です。メールで時系列を追って情報確認するのは骨の折れる作業です。メールを探し、開封するだけでもそれなりの時間とストレスがかかります。
一方、ビジネスチャットに送信したメッセージは自動的に時系列で整理されるので、順を追った情報確認が行いやすいのです。さらに、チャット内のメッセージ検索機能を使えば必要な情報へすぐにアクセスできます。
中小企業にとってセキュリティ対策は注力しにくい課題でしょう。それなりのコストがかかる上に、費用対効果も出づらいためです。それならば考え方を変えて、「ITツールを導入すると同時にセキュリティ対策を実施する」のはいかがでしょうか。
ビジネスチャットはビジネス向けのチャットツールなので、個人が利用する無料チャットツールと比べてセキュリティが強化されています。管理者機能も豊富でユーザー個人のセキュリティ設定も行えるので、ビジネスチャットを導入するだけでセキュリティ対策を強化できるのです。
大手ビジネスチャットなら世界基準のセキュリティ対策を実施しているので安心して利用できます。
ビジネスチャットの中には、LINEのように無料通話、グループ通話、中にはビデオ通話が使えるツールもあります。組織内の通話は全てビジネスチャット経由で行えば、通話料はかかりません。
外部ユーザーを招待できるビジネスチャットなら、社外関係者への無料通話やビデオ通話も可能なのでさらに通話料が下がります。ビデオ通話を使えばオンライン商談も可能なので、営業の幅も広がりますね。
ビジネスチャットの中にはタスク管理が行えるツールもあります。専用グループを作成すれば、そこでタスクを管理しながら仕事を進められるので、これまで以上に従業員同士の連携性が強まるでしょう。
タスクの抜け漏れがなくなることでビジネスの質が上がり、ひいては顧客満足度の向上にもつながります。
これまでITツール活用に戸惑っていた中小企業も、ビジネスチャットなら扱いやすく初めてのITツールに最適です。ビジネスチャットを通じてITツールの必要性を感じ、IT活用へ積極的になれれば尚良いですね。
これからの時代、企業成長にITツールは欠かせません。いきなり難度の高いITツールを導入するのはお勧めしませんが、ビジネスチャットならすぐにでも導入していただきたいものです。この機会に、ビジネスチャットによるITツール活用を検討してみてください。
